Teniendo en cuenta la normativa actual es necesario para las empresas implantar un canal de denuncias interno. Con los recientes reglamentos, como la Directiva (UE) 2019/1937, se pretende es que existan dentro de las empresas canales eficaces, seguros y transparentes.

Dotar al denunciante de seguridad ante la denuncia de hecho ilícitos es clave para conseguir que no sientan rechazo hacia estas prácticas.

Requisitos de un Canal de Denuncia

Las empresas más de 50 trabajadores deberán tener un canal de denuncias antes del 17 de diciembre de 2021, de acuerdo con la Directiva (UE) 2019/1937. Esta directiva está detrás de regular la implantación de medidas de Whistleblowing.

A continuación, queremos exponer algunos de los requisitos que debe tener un canal de denuncias interno o canal ético:

  • Mecanismos fáciles y rápidos de usar, para que los empleados no tengan problemas a la hora de realizar sus denuncias.
  • Preservar el anonimato y mantener la confidencialidad de lo datos. Será de vital importancia que los denunciantes no tengan que dar crédito a nadie después de hacer sus denuncias.
  • Informar sobre este canal a los interesados. No servirá de nada si se crea el canal, pero los interesados no tienen constancia de su existencia. La empresa debe comunicar que existe un canal ético, como funciona y los objetivos que se persigue con él.
  • Mejora continua del canal. Se debe hacer un seguimiento rutinario del funcionamiento de este para comprobar posibles errores o conseguir mejoras en el sistema.
  • Elegir un régimen sancionador Tener unas sanciones adecuadas y claras para cada situación hará evitar problemas de entendimiento futuros.
  • Los representantes de los trabajadores deberán tener constancia de cada paso que se de con este canal interno de denuncias.

Cuando consigamos que estos requisitos estén cumplidos deberemos tener claro cuáles son los objetivos que buscamos con nuestro canal de denuncias. El primero de ellos será seguir con lo impuesto en la Directiva (UE) 2019/1937, que basa en las medidas de Compliance y Whistleblowing.

Otro de los objetivos principales será el de prevenir futuros delitos, mediante las herramientas que se otorgan a la empresa para controlar su actividad y sus irregularidades internas. Con ello nos anticiparemos a posibles infracciones y tendremos la posibilidad de rectificar. Si no se consigue, desde la empresa podremos imponer sanciones o multas por el incumplimiento de la normativa.

En conclusión, con esta nueva normativa mejoraremos el funcionamiento global de la empresa, teniendo nuestros propios canales, otorgando transparencia mediante el comportamiento éticos de sus miembros.

Pasos para implementar tu canal interno de denuncias

Como en la mayoría de los procesos que se llevan a cabo en las empresas existen unos pasos que son comunes para todos. Comentamos algunos de ellos para que puedas empezar con el proceso dentro de tu empresa.

1. Vías de comunicación

Los empleados o cualquier otro posible denunciante deben tener claro cómo va a tener que comunicarse con la empresa para realizar el proceso de denuncia. Existen muchas vías posibles para comunicarse, pero las más comunes son el teléfono, el correo electrónico o mediante un software.

Una de las más utilizadas últimamente es un software, el cual se va a tener que decidir si se gestiona de forma interna o se cuenta con un proveedor externo, como Lex Control.

Esta vía de comunicación es muy eficaz, ya que la podremos adaptar perfectamente a nuestra empresa si lo hacemos de manera interna, aunque deberemos contar con algún desarrollador de aplicaciones.

2. Nombramiento de un responsable

Con esta nueva función dentro de la empresa vamos a crear una responsabilidad sobre ella. Lo más habitual no es que tengamos que contratar a alguien para ese puesto específico, sino que hagamos responsables a varias personas, a poder ser una de cada área.

3. Elegir los temas del canal de denuncias

No queremos que nuestro canal de denuncias se convierta en un buzón de sugerencias para la empresa, por lo que deberemos redactar algún documento en el cual pongamos cuáles son los temas que se tratarán en este canal. Debemos dejar claro que es un medio para comunicar infracciones o hecho ilícitos que se derivan de la actividad de la empresa.

4. Informar a los empleados

Como ya hemos comentado en apartados anteriores, será muy importante el informar a los empleados sobre todo lo relativo al nuevo canal (vías, temas a tratar, comportamientos…). En el caso de que el método de comunicación sea más complicado o tenga algún otro proceso, deberíamos también aclararlo.

5. Sanciones aplicables

Cuando se cometan hechos constitutivos de delito o que van en contra de la imagen de la empresa debemos tener claras cuáles serán las medidas sancionadoras que deben tomarse en cada caso. Es por ello por lo que los mecanismos también deberán afrontar la mencionada confidencialidad y anonimato para no generar posibles problemas externos.

 

El 17 de diciembre de 2021 es la fecha límite para que España transponga la Directiva de la Unión Europea 2019/1937, sobre protección del denunciante.

 

Si tu compañía requiere asesoramiento en esta materia, en Lex Control te podemos ayudar. Contacta con nosotros para informarte.

Por otra parte, empleados/as, clientes, usuarios, proveedores o cualquier persona que tenga contacto con nuestros servicios pueden acceder al Canal de Denuncias de Lex Control, y denunciar y/o comunicar cualquier posible conducta irregular, poco ética o inapropiada en su empresa.