La nueva regulación ISO 37002 trata sobre los canales de gestión de denuncias de irregularidades que, actualmente, está en proceso de elaboración por parte de la International Organization for Standardization (ISO, siglas en inglés).
Se trata de una norma de ámbito internacional y que está prevista para finales del 2021. Esta nueva norma ayudará a mitigar los riesgos de Compliance dentro de las empresas, estableciendo mecanismos útiles para gestionar estas denuncias.
Índice
La próxima norma ISO 37002 para la aplicación de Sistemas de Gestión de las Denuncias de Irregularidades
Esta regulación surge de la creciente necesidad de dar confianza a los denunciantes sobre cualquier irregularidad en las empresas, de modo que persigue las rupturas de códigos de ética rotos y de la generación de factores de éxito dentro de las empresas. Esta norma quiere llegar a parámetros tan importantes como son los datos, el anonimato y la protección de la parte denunciante. Se pretende protegerle al máximo para poder recabar los datos sin presiones externas.
Por tanto, la nueva norma ISO 37002 pondrá sobre la mesa las bases para implantar, gestionar, evaluar, mantener y mejorar cualquier sistema de gestión sea cual sea la empresa. No tendrá ningún filtro hacia los sectores, sino que será apta para cualquier organización, grande, mediana o pequeña empresa y para cualquier ámbito, ya sea público o privado.
Asimismo, tendrá por finalidad guiar a las empresas sobre cómo debe de ser el camino de las denuncias de las irregularidades. Se ejecutará en estos pasos:
- Identificación y denuncia de inquietudes sobre hechos ilícitos.
- Evaluación de inquietudes por hechos ilícitos.
- Medios para abordar las inquietudes por hechos ilícitos.
- Cierre de casos de denuncias de irregularidades.
Características de la norma ISO 37002
En la norma ISO 37002, sobre los sistemas de gestión ante las denuncias de irregularidades, se comentará cómo se deben gestionar esta clase de denuncias. Pretende que la unificación de los criterios en materia de actuación sea una de las claves. Con ello, otorgará cierta coherencia dentro de las empresas y llevará por unos cauces más sencillos estos trámites.
Por supuesto, cada empresa es autónoma en cuanto a la decisión y la toma de acciones cuando sucede esto, pero las directrices prácticas que propone la norma sobre la gestión de denuncias serán las siguientes:
- Conseguir dar orientación a las empresas para que obtengan sus marcos de denuncia de irregularidades. Este marco debe ser coherente para generar un entorno de protección y conseguir que se genere confianza en los denunciantes ante hechos ilícitos, de una forma rápida y apropiada.
- Generar confianza entre organización y partes interesadas.
- Responder a todas las dudas que tengan los denunciantes.
- Conseguir una transparencia en las denuncias unida a una buena gobernanza.
- Se pretende que la ISO 37002 sea una norma independiente, pero a la vez pueda ser usada en armonía con otras, como la ISO 37001 sobre anticorrupción y ética empresarial.
- Animar a los denunciantes, mediante la confianza y su seguridad, a defender el incumplimiento por parte de la empresa de hechos lícitos.
Motivos de la creación de la ISO 37002
La decisión de llevar a cabo una nueva norma para la gestión de denuncias de irregularidades viene dada por algunos aspectos como la cantidad de denuncias nuevas, una lucha por la transparencia o el reconocimiento por parte de las competencias de los denunciantes. Por lo tanto, existen unas cuantas claves que han propiciado el nacimiento de esta nueva normativa:
1. Mayor número de denuncias por irregularidades
Habitualmente se recibían de media al año 1 denuncia por 400 empleados. En la encuesta sobre el año anterior se han duplicado esas denuncias, lo que habla de que se está reforzando la protección del denunciante.
2. El anonimato como pieza fundamental
Muchos mensajes de los denunciantes conllevaron investigaciones, por lo que se considera que la opción de denunciar de manera anónima favorece la seguridad de los datos y agiliza los procesos.
3. Partes externas involucradas
Habitualmente son los empleados los que mayor porcentaje de las denuncias llevan a cabo, pero con esta nueva norma se pretende que otras partes entren también en la denuncia de hechos ilícitos. Tanto proveedores como clientes ahora pueden estar más tranquilos a la hora de denunciar los hechos acontecidos.
4. Denuncias online
La digitalización de todas las áreas de la empresa es muy común recientemente y en este aspecto no es ajeno a ello. Más del 90% de las denuncias realizadas se hicieron a través del canal online. La facilidad para enviar documentos hace menos costoso el poder denunciar.
Por lo tanto, concluir con que la denuncia de irregularidades solía ser un riesgo para los denunciantes (Juntas, comités, directores…), pero cuando se cuenta con una base sólida para llevar esas denuncias, se convierten en una oportunidad para mejorar.
Es probable que en un futuro próximo las pautas que otorga la ISO 37002 sean las normas globales para la denuncia de irregularidades dentro de las organizaciones. El Compliance se verá beneficiado con muchos de los apartados anteriores, integrando dentro de las empresas preceptos legales para proteger estas situaciones de riesgo.
Si tu compañía requiere asesoramiento en esta materia, en Lex Control te podemos ayudar. Contacta con nosotros para informarte.
Por otra parte, empleados/as, clientes, usuarios, proveedores o cualquier persona que tenga contacto con nuestros servicios pueden acceder al Canal de Denuncias de Lex Control, y denunciar y/o comunicar cualquier posible conducta irregular, poco ética o inapropiada en su empresa.