Información revisada y actualizada en abril de 2021
¿Aún no sabes cuáles son los elementos que debe reunir un sistema de Compliance para que sea eficaz? Descúbrelos en este post.
Qué elementos debe incluir un buen sistema de Compliance
La cultura del cumplimiento es la mejor estrategia para lograr la excelencia y mejorar la competitividad de una compañía. Pero, ¿cuáles son los elementos de los que se compone un buen sistema de Compliance? Te los detallamos a continuación:
1. Declaración de Compliance
En primer lugar, debe existir una declaración pública, formal y documentada que manifieste el compromiso de la organización hacia el Compliance. Asimismo, la Dirección debe involucrarse plenamente en el desarrollo del sistema de cumplimiento en la empresa.
2. Elaboración de un mapa de riesgos
A continuación, se debe establecer un mapa en el que se determinan las actividades de riesgo que pueden provocar una posible comisión de delitos.
Para realizar una adecuada identificación de los riesgos se recomienda aplicar la triple variable que evalúa:
- La probabilidad de que se incurra en un delito.
- La gravedad de la pena.
- El daño reputacional.
Estos riesgos variarán en función del tamaño, estructura, actividad y otras características intrínsecas de la empresa.
3. Implantación de mecanismos de control
La organización debe establecer medidas de control para mitigar y gestionar las consecuencias de un posible delito, tales como procedimientos internos, políticas e instrucciones de trabajo, entre otros.
4. Designación de un Compliance Officer
El Compliance Officer desempeña un papel fundamental porque es la persona encargada de gestionar los riesgos y las consecuencias en el caso de que se materialicen, procurando que ello no afecte al normal desarrollo de la actividad de la empresa.
Por otra parte, el funcionamiento eficaz del programa de Compliance requiere un canal o buzón de denuncias, mediante el cual cualquier empleado o tercero pueda comunicar, de forma anónima, las posibles conductas contrarias a la buena práctica empresarial.
El acceso a este buzón estará limitado al Compliance Officer para garantizar de esta manera que la información recibida sea tratada por las personas encargadas de monitorizar el cumplimiento del programa. Con ello se promoverá una cultura de transparencia en la organización.
5. Supervisión del Programa de Compliance
Una de las etapas más importantes de un sistema de Compliance es la revisión del Programa. Para ello, se realiza un seguimiento del funcionamiento de los controles y se evalúa su efectividad.
Además, se recomienda adecuarse a los cambios que puedan surgir en la legislación, como, por ejemplo, el nuevo Real Decreto 902/2020, de 13 de octubre, de igualdad retributiva entre mujeres y hombres, que entra en vigor el próximo 14 de abril de 2021. Este reglamento establece unas herramientas técnicas para la materialización de la igualdad retributiva.
6. Establecimiento de un sistema disciplinario
Por último, se establecen las medidas disciplinarias, en caso de violación del programa de Compliance, el cual debe cumplir con la legislación laboral aplicable a cada empresa.
De igual modo, también deben de fijarse incentivos que promuevan y favorezcan su cumplimiento.
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